SOP-Schulung auffrischen
🧩 Problem
Im Labor fällt auf, dass ein Arbeitsschritt aus der Standardarbeitsanweisung (SOP) nicht mehr einheitlich ausgeführt wird — zum Beispiel werden Proben nicht durchgängig im vorgesehenen Regal bzw. bei der vorgesehenen Temperatur gelagert. Auf den ersten Blick wirkt das wie Unachtsamkeit einzelner Personen.
🔍 Diagnose — Schritt für Schritt
- Betrifft es mehrere Personen oder nur eine?
Weicht der Arbeitsschritt bei mehreren Personen im gleichen Team ab, deutet das eher auf ein systematisches Problem hin als auf individuelles Fehlverhalten.
- Ist die SOP selbst aktuell und leicht auffindbar?
Manchmal wurde ein Ablauf geändert, ohne dass alle Betroffenen davon erfahren haben.
- Wie steht es um die SOP-Schulungsnachweise der Betroffenen?
SOP-Zertifikate gelten nur eine begrenzte Zeit (z. B. ein Jahr) und laufen im Alltag leicht unbemerkt ab — ohne dass jemand aktiv etwas «falsch» gemacht hätte.
- Wann fand die letzte Auffrischung statt?
Liegt sie deutlich zurück, ist eine abgelaufene Schulung die wahrscheinlichste Ursache.
✅ Lösung
- In den allermeisten Fällen steckt keine Nachlässigkeit dahinter, sondern
eine fehlende oder abgelaufene SOP-Schulung.
Das Ziel ist nicht, jemandem einen Vorwurf zu machen, sondern die Schulungslücke zu schliessen.
- Empfehlung: SOP-Auffrischung über ValidLearn.
Das ist unser compliance-basiertes Lernsystem, eigens für den Hochschulbetrieb entwickelt. Es hält die Ablaufdaten der Zertifikate automatisch nach und erinnert die betroffene Person rechtzeitig vor Ablauf — niemand muss das mehr manuell im Kopf behalten.
- Anmeldung zur Auffrischung:
Die verantwortliche Person meldet die betroffenen Mitarbeitenden zur Auffrischung an (oder meldet sich bei freigeschalteter Selbstanmeldung direkt selbst an).
- Nach erfolgreichem Abschluss:
Wird das neue Zertifikat automatisch hinterlegt, und die SOP gilt wieder als eingehalten.
- Weicht der Arbeitsschritt trotz aktueller Schulung weiterhin ab:
Ticket eskalieren — dann könnte tatsächlich die SOP selbst unklar formuliert sein, nicht die Schulung.
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